📑 Mục lục

📱 Giới thiệu

"Rakukei" là ứng dụng AI: chỉ cần chụp hóa đơn và gửi qua LINE là tự động quyết toán & quản lý chi phí. AI tự động phân tích hóa đơn và tự động phân loại tài khoản kế toán.

✨ Tính năng chính
  • 📸 Tự động phân tích chỉ bằng cách tải lên hình ảnh hóa đơn
  • 🤖 AI tự động trích xuất ngày, số tiền và tài khoản kế toán
  • 📊 Trực quan hóa chi phí trên bảng điều khiển
  • 💬 Đăng ký dễ dàng từ bên ngoài qua LINE Bot
  • 📈 Phân tích chi phí với tổng hợp hàng tháng và hàng năm

🚀 Cách bắt đầu ứng dụng

1. Đăng ký tài khoản

  1. Truy cập ứng dụng và nhấp vào "Đăng ký mới"
  2. Nhập địa chỉ email và mật khẩu
  3. Xác nhận email đăng ký (nếu cần)

2. Đăng nhập lần đầu

  1. Đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu đã đăng ký
  2. Bảng điều khiển sẽ được hiển thị

📸 Cách đăng ký hóa đơn

Phương pháp 1: Tải lên hình ảnh (Khuyến nghị)

Phương pháp dễ nhất. AI sẽ tự động phân tích.

Quy trình

  1. Nhấp vào nút "Thêm hóa đơn"
    • Từ bảng điều khiển hoặc trang danh sách hóa đơn
  2. Tải lên hình ảnh hóa đơn
    • Thêm hình ảnh bằng cách kéo và thả
    • Hoặc chọn từ nút "Chọn tệp"
    • Có thể đăng ký nhiều hóa đơn cùng lúc
  3. Định dạng được hỗ trợ
    • Hình ảnh: PNG, JPG, JPEG
    • PDF: Hóa đơn dạng PDF
  4. Phân tích tự động
    • Sau khi tải lên, AI sẽ tự động phân tích các thông tin sau:
      • Ngày giao dịch
      • Tên cửa hàng
      • Số tiền
      • Tài khoản kế toán (phân loại tự động)
  5. Xác nhận・Chỉnh sửa
    • Kết quả phân tích sẽ thay đổi từ "Đang xử lý" → "Đã xử lý"
    • Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản kế toán hoặc tên cửa hàng nếu cần

Phương pháp 2: Nhập thủ công

Hữu ích khi không có hình ảnh hóa đơn hoặc khi đăng ký sau.

Quy trình

  1. Nhấp vào nút "Thêm hóa đơn"
  2. Chuyển sang chế độ "Thủ công"
    • Chuyển đổi giữa "Hình ảnh" ⇔ "Thủ công" bằng công tắc ở góc trên bên phải màn hình
  3. Nhập thông tin
    • Ngày: Chọn ngày giao dịch
    • Người nhận thanh toán: Tên cửa hàng hoặc tên đối tác
    • Số tiền: Số tiền thanh toán
    • Phương thức thanh toán: Tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, v.v.
    • Tài khoản kế toán: Chọn từ menu thả xuống
    • Tài khoản phụ: Nhập tùy chọn
    • Phân loại thuế: Thuế 10%, miễn thuế, v.v.
    • Ghi chú・Memo: Nhập ghi chú
  4. Lưu
    • Nhấp vào nút "Lưu"

Phương pháp 3: Qua LINE Bot

Có thể đăng ký dễ dàng từ điện thoại khi đi ra ngoài.

Quy trình

  1. Cài đặt liên kết LINE
    • Liên kết tài khoản LINE từ màn hình cài đặt
    • Hoàn tất liên kết bằng lệnh "登録 [địa chỉ email]"
  2. Gửi hóa đơn
    • Gửi hình ảnh hóa đơn cho "Rakukei" trên ứng dụng LINE
    • Sẽ tự động phân tích và đăng ký
  3. Danh sách lệnh
    • 一覧: Hiển thị danh sách hóa đơn tháng này
    • 集計: Hiển thị tổng hợp tháng này
    • ヘルプ: Hiển thị danh sách lệnh

📊 Cách xem bảng điều khiển

Hiển thị chính

Thẻ thống kê

Hiển thị biểu đồ

Giao dịch gần đây

Hiển thị 5 hóa đơn mới nhất. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấp vào.

📋 Cách sử dụng danh sách hóa đơn

Thao tác cơ bản

1. Lọc theo năm và tháng

  • Chọn năm và tháng để thay đổi khoảng thời gian hiển thị
  • Di chuyển bằng nút "Tháng trước" "Tháng sau"
  • Quay lại tháng này bằng nút "Tháng này"

2. Tìm kiếm

  • Tìm kiếm theo tên cửa hàng, tài khoản kế toán, loại hóa đơn, ghi chú

3. Bộ lọc

  • Lọc theo trạng thái (Đã xử lý, Đang xử lý, Lỗi, Trùng lặp)
  • Lọc theo ngày (Chỉ hôm nay)

4. Sắp xếp

  • Sắp xếp bằng cách nhấp vào tiêu đề cột
  • Có thể sắp xếp theo trạng thái, ngày, tên cửa hàng, số tiền, tài khoản kế toán, v.v.

Chỉnh sửa hóa đơn

1. Chỉnh sửa tên cửa hàng

  • Nhấp vào tên cửa hàng để chỉnh sửa
  • Nhấn Enter để lưu, Esc để hủy

2. Chỉnh sửa tài khoản kế toán

  • Nhấp vào tài khoản kế toán để chọn từ menu thả xuống
  • Cũng có thể thêm tài khoản kế toán mới

3. Thêm・Chỉnh sửa ghi chú

  • Nhấp vào trường ghi chú để nhập
  • Nhấn Enter để lưu

Thao tác hàng loạt

1. Chọn nhiều

  • Chọn hóa đơn bằng hộp kiểm
  • Cũng có thể chọn tất cả / bỏ chọn tất cả theo trang

2. Xác nhận hàng loạt

  • Thay đổi các hóa đơn đã chọn thành "Đã xác nhận" hàng loạt
  • Được lưu dưới dạng dữ liệu học tập, phân loại tự động sẽ được cải thiện từ lần sau

3. Xóa hàng loạt

  • Xóa các hóa đơn đã chọn hàng loạt
  • Lưu ý: Không thể hoàn tác việc xóa

Xuất CSV

Nhấp vào nút "Xuất CSV" để tải xuống các hóa đơn hiện đang hiển thị ở định dạng CSV. Bạn có thể mở bằng Excel và sử dụng cho tổng hợp và phân tích.

📈 Cách sử dụng chức năng tổng hợp

Chọn khoảng thời gian

1. Tổng hợp theo tháng

  • Hiển thị tổng hợp của một tháng cụ thể
  • Cũng hiển thị so sánh với tháng trước

2. Tổng hợp theo năm

  • Hiển thị tổng hợp của một năm cụ thể
  • Xác nhận xu hướng theo tháng bằng biểu đồ

3. Khoảng thời gian tùy chỉnh

  • Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tổng hợp
  • Có thể phân tích trong bất kỳ khoảng thời gian nào

Nội dung hiển thị

⚙️ Chức năng cài đặt

Quản lý gói

  • Gói Free: Tối đa 100 hóa đơn/tháng
  • Gói Basic: Tối đa 1,000 hóa đơn/tháng
  • Gói Pro: Không giới hạn

Bạn có thể thay đổi gói từ màn hình cài đặt.

Liên kết LINE

  1. Liên kết tài khoản LINE từ màn hình cài đặt
  2. Gửi "登録 [địa chỉ email]" cho LINE Bot
  3. Sau khi liên kết hoàn tất, có thể gửi hóa đơn từ LINE

Chức năng người dùng phụ

Hữu ích khi nhiều người sử dụng cùng một tài khoản. Bạn có thể thêm và quản lý người dùng phụ từ màn hình cài đặt.

💡 Mẹo sử dụng hữu ích

1. Xác nhận hóa đơn trùng lặp

  • Kiểm tra khi cảnh báo "Trùng lặp" xuất hiện trên bảng điều khiển
  • Lọc theo trạng thái "Trùng lặp" trong danh sách hóa đơn
  • Nếu trùng lặp, đặt thành "Đã xác nhận" để ẩn cảnh báo

2. Cải thiện phân loại tự động tài khoản kế toán

  • Sau khi đăng ký hóa đơn, đặt tài khoản kế toán đúng
  • Đặt thành "Đã xác nhận" sẽ được lưu dưới dạng dữ liệu học tập
  • Từ lần sau, hóa đơn của cùng một cửa hàng sẽ được phân loại tự động

3. Xác nhận định kỳ

  • Kiểm tra danh sách hóa đơn khoảng một lần một tuần
  • Kiểm tra xem có hóa đơn đang xử lý không
  • Nếu có hóa đơn lỗi, hãy đăng ký lại

4. Tận dụng xuất CSV

  • Xuất CSV hàng tháng để sao lưu
  • Tổng hợp và phân tích bằng Excel
  • Cũng có thể sử dụng để nhập vào phần mềm kế toán

5. Tận dụng LINE Bot

  • Khi chụp hóa đơn khi đi ra ngoài, hãy gửi ngay qua LINE
  • Sau khi về văn phòng, xác nhận và chỉnh sửa trên ứng dụng
  • Không lo mất hóa đơn

❓ Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1. Phân tích hóa đơn mất nhiều thời gian
A. Thông thường, phân tích sẽ hoàn tất trong vài giây đến khoảng 1 phút. Nếu vẫn ở trạng thái "Đang xử lý" trong thời gian dài, có thể hình ảnh không rõ ràng. Vui lòng thử tải lên lại.
Q2. Tài khoản kế toán không được phân loại đúng
A. Vui lòng đặt tài khoản kế toán đúng bằng tay và đặt thành "Đã xác nhận". Từ lần sau, hóa đơn của cùng một cửa hàng sẽ được phân loại tự động.
Q3. Phát hiện hóa đơn trùng lặp
A. Được phát hiện khi đăng ký cùng một hóa đơn nhiều lần. Bạn có thể xóa hóa đơn không cần thiết hoặc đặt thành "Đã xác nhận" để ẩn cảnh báo.
Q4. Đã đạt giới hạn gói
A. Vui lòng thay đổi gói từ màn hình cài đặt. Nếu nâng cấp lên Gói Basic hoặc Gói Pro, bạn có thể đăng ký nhiều hóa đơn hơn.
Q5. LINE Bot không phản hồi
A. Vui lòng kiểm tra các điểm sau:
  • Tài khoản LINE có được liên kết đúng không
  • Liên kết đã hoàn tất bằng lệnh "登録 [địa chỉ email]" chưa
  • Có đang gửi hình ảnh hóa đơn không (không phản hồi tin nhắn văn bản)
Q6. Định dạng xuất CSV là gì?
A. Là tệp CSV định dạng UTF-8. Khi mở bằng Excel, nếu bị lỗi font, vui lòng nhập từ "Dữ liệu" → "Tệp văn bản".

🔒 Về bảo mật

🎉 Tóm tắt

Với Rakukei, việc quản lý hóa đơn trở nên cực kỳ đơn giản.

  1. Chụp hóa đơn → Gửi qua LINE hoặc tải lên ứng dụng
  2. AI tự động phân tích → Tự động trích xuất ngày, số tiền và tài khoản kế toán
  3. Xác nhận・Chỉnh sửa → Sửa đổi nếu cần
  4. Tổng hợp・Phân tích → Trực quan hóa chi phí bằng bảng điều khiển và chức năng tổng hợp

Giảm đáng kể công việc quản lý chi phí và có thể dễ dàng lấy dữ liệu hữu ích cho quyết định kinh doanh.

🚀 Hãy bắt đầu ngay bây giờ và làm cho việc quản lý chi phí trở nên dễ dàng!